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拯救你最可怕的会议噩梦

标签:领导力 沟通渠道 来源:BNET商业英才网 作者:赛如斯·法利瓦

一个好的会议的特征是很难定义的,如果让这些会开得好一些,不仅仅是安排咖啡和面包圈的问题。有产出、有价值、有参与性的会议需要一个清晰的目标,一个开放的对话环境,以及一个强有力的领导者。这里给你介绍一些如何让你的会议更加有意义的建议。

拯救你最可怕的会议噩梦

你领导一个会议,你就对同伴的团队工作、他们的决定——还有他们的行为负有责任。那意味着,你也要对潜在的危险,诸如不同的看法,不同的性格,或者甚至傲慢和古怪的讲话做好准备。这里介绍一些当你的会议转成最坏的情况时你能做些什么。

如果你不同意某位同事的看法,你应该……

提出一个建设性的替代方案,不要立刻就轻视这个看法。米尔德里德S.梅耶,卡耐基梅隆大学的管理沟通教授,建议用“三明治技巧”:把一块富有建设性的评论(肉)放在两个乏味的陈述中间(面包)。例如:“我看到了这是一个具有很多潜力的想法。我们必须要提到的事是另一个事。但是我认为我们都可以同意,我们应该讨论一下你的意见,因为我们希望它能成功。”作为主持人,要确保所有的评论——你的或者其他参会者给出的——都与开会的目标联系起来。

如果大家在比谁的嗓门大,你应该……

努力让大家平静下来,如果必要的话,建议他们离开开会的房间到外面休息一下。

让事情发展始终在轨道上并保持冷静是会议领导者要扮演的角色,卡瑟琳娜·史密斯说,她是林顿实验室的女发言人,在线虚拟世界第二人生的制作人。“额外加到关于工作的对话中的情绪不是对任何人都能用的。的确有一种表达自己的感觉而又不显得发狂的办法。”

如果两位雇员之间的分歧是重复出现的,分别单独与他们谈话,或者请你们公司的人力资源部门的人介入,来看看是否他们之间存在不能解决的性格冲突问题。

如果某人做了一个恐怖的种族主义者/性别歧视者/任何其他什么者 的评论,你应该……

根据评论的严重性,它也许只需要转移话题到下一个日程安排上要讨论的问题。理查德·阿诺德,丽兹卡尔顿华盛顿特区分店的行政总厨建议说这样的话,“让我们一项一项地讨论,”或者,“我们可以晚一点再多讨论一些那个话题。”他说通常让一个人不再说那些尴尬的错误的话的方法是打断他们并加上这几句,在他的经验来看,接着说下去的事几乎没有发生过。

如果评论极端地具有进攻性,你可能希望在开会的过程中直接与那个人打招呼,并且让他们知道他们说过的话是很不合适的。J.S.奥洛克,圣母大学的管理学教授,警告说,如果允许这样的评论发生不止一次的话,可能会让组织面临制造一个敌意工作环境的诉讼。他建议说,会议领导人应该说一些诸如:“这并不是我们这里看问题的方法。我希望在座的各位都明白我不同意刚才那些话。作为一个组织,我们有责任做得更好。”然后到此为止,把话题转移到下一个议题上去。

如果某人睡着了,你应该……

如果一个人瞌睡得脑袋一垂一点的,最好的办法就是不要管他们——他们总会自己醒过来的。然而,如果某人开始打鼾了,那么你就走过去,弄醒他们。没有必要责骂他们;你弄醒他们的事实已经足够让他们尴尬了。如果有人睡觉让你很烦恼,会后,你可以给一个私下的,半开玩笑的话,表明你注意到他的行为了。伊夫·申克勒教授,纽约大学斯特恩商学院管理沟通主任,建议说一些这样的话:“你昨天晚上一定很辛苦。我知道,因为我也是。”

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