改善你的电话会议的10个提示
召开一个面对面的会已经很有挑战了，但是，当要把同事们都通过电话线或者通过视频会议系统连起来，则更加困难。对于开好一个远程会议的基本关键点与任何其它会议是一样的：有一个目标，只邀请相关的人士，对每个人都要求充分的参与。但是，技术的限制，没有眼神交流以及其它面对面的提示，还有参与者能够关上设备，都让虚拟会议显得暗淡无光。这些建议可以帮助你把你的远程会议开得生龙活虎。
开会前
了解你的装备
如果你要使用视频会议技术，在开会前花一些时间学习如何使用。把镜头角度预设进遥控器里，因此你不会在开会过程中被调整镜头打断。人们知道自己被摄进镜头的时候，会让他们在开会中保持参与，因此镜头要对准大部分人，而不是要拉近境头。如果两个人要在会上做大部分的发言，那么让他们挨着坐在一起，这样镜头就不需要来回调整了。
提供接入和材料
每一次你发出一个虚拟会议的邀请，都要包括一个必须的流程指导和接入密码，这样每个人都会知道如何登录。日程和视觉辅助材料，例如幻灯片也要提前发给大家。如果你要用一个需要下载的应用软件，建议其他参会的人员也提前下载一下，避免技术问题延迟开会时间。当你的参会人位于不同的时区的时候，一定要特别说明每一个时区的时间，例如“北京时间下午两点（东京时间下午3点）”。
提前检查容易引起争论的问题
远程会议比人们亲自到场的会议更加受时间的约束，因为大家常常在不同的时区或者国家里。不但比较难以了解团体观点，人们之间还比较容易互相误解。这意味着，你会希望提前知道那些可能使会议偏离原定进程的引起争论的议题。如果你认为存在任何类似的问题的话，尝试提前告诉或者用电子邮件通知其他人，这样你能够对于将要发生什么有个感觉。
分配准备工作
一个让大家提前思考你的会议议题的办法——同时加强他们的参与性——是让每个人都带到会上两个与会议议题相关的想法或者提议。当你给大家发送会议日程的时候，把这个要求包括进去。会议一旦正式开始，让大家读自己准备的想法，是一个非常简单的让交流得以开始的办法。
先来个对话热身
有时候远程参会者的英语是第二语言，他们会在交流中发生困难。考虑让会早开始5分钟，让那些英语是非母语的人可以预先练习一下说英语。你可以谈论任何你想谈的事——天气、体育、近期的休假——目的只是让他们习惯听说英语。
会议期间
记录出勤率
开一个远程会议的时候，知道人们什么时候出席并且准备好开会是比较困难的。以对每个参与位置点名作为会议开始，这样做也可以帮助每人知道他们需要说多大的声音，清晰度如何。当人们介绍自己的时候，做一张座位序列表或者写一个名单，因此你就知道具体是谁在发言。当你要问问题或者征求意见的时候，你的名单将让你很容易记住谁有一阵子没有说话了，你就可以专门叫他们表达看法。
展开虚拟白板
如果你的话题需要很多反馈或者复杂的决策制定，考虑使用网络上的工具诸如在线合作白板或者即时消息聊天空间来做为你的电话会议的支持。这给了人们一个简单的方法来提出自己的答案和观点，而不用担心是否他们在同一个时间说话，或者互相打断。它还为谁在什么时间说了话提供记录，这样同事们藏在电话后面保持沉默就不那么容易了。
禁止使用静音按钮
在电话会议上，参与者很容易被他们自己所在的环境所干扰。如果你开始听到一些单音节的回答（“恩”，“是”，“不”，“对”），保证表示电子邮件，即时讯息，或者其他当时发生的事对另外一个位置打过来的电话产生了干扰。虽然，典型的为了减少麦克风的噪音的做法是要求与会的人在他们不说话的时候，把联接设置成静音，不如试着让所有的人都不要静音。因此，在键盘上打字的声音或者纸页唏唏簌簌响的声音都会传出来，因此人们会比较不容易一心多用。
改变方式
为了增加参与性，试着在自由讨论时打断一下，自由讨论时间非常容易让人走神，要求参会的人对决定投票，对于他们在讨论的问题上的立场给与一两句话的总结。
在人们亲自参加的会议上，通常会有纸质的或者白板做的日程，很容易被一起开会的人看到。即使你提前向其他人通过发送了电子版的会议安排，在会议讨论中要阶段性地提醒你的同事们已经讨论了什么，以及还剩下什么没有讨论过。
