据美国杰出的建筑设计事务所詹斯勒最新调查显示，有一半员工表示，如果有一个更好的工作场所，他们愿意每天多工作一小时。因此，企业就有必要放弃那些阴暗、狭小、装修蹩脚的办公室了。
研究表明，设计合理的办公室是留住员工、提高员工工作效率的最简单有效的方法。通用电气、微软和Group Health就是通过办公室装修获益的主流组织中的一部分。下面我们将介绍任意规模的企业都可以通过重新设计或重新调整办公场所来获取业绩和利润的方法。
需要具备：
资金：据国际基础设施管理协会提供的数据显示，装备一幢空建筑大楼，每人所需费用在3870美元（开放的办公室设计）-6447美元（封闭的办公室设计）之间。
时间：重新装修现有办公室可能需要数月时间，但要策划总部整体搬迁，则可能需要5年时间。
定性数据：收集员工的反馈数据，看他们喜欢或不喜欢什么风格的设计。
预测：对办公室重新设计时应考虑到满足未来需求。为未来的工作模式制订路线图。
坚持不懈的毅力：改变员工空间可能会招来反对，如果受影响的人中包括CEO时，这种情况
步骤一：评估当前空间
目标：充分了解你使用的现有空间的优、缺点。
糟糕的办公室布局是人为制造出来的，而不是天生就那样。适应5年前企业模式的办公室布局可能就不再适应现在的需要了。詹斯勒副总裁杰维斯·托普金表示，要想得知你的办公室是否出现了功能障碍，最好做一次正式调查。他的事务所创建了一种“动态调查模式”——将员工排成一队形成环绕办公室的流量模式队伍，坚持数天时间。托普金表示，无论是自己做室内调查、还是雇用设计顾问，都离不开三种关键的信息收集方法：跟踪员工在办公室的路线；每半个小时访问一次会议室和工作区，查看员工的工作情况；请员工自己跟踪自己的活动情况、并反馈他们是如何打发时间的。
注意事项：
空间布局：
研究建筑物布局是帮助提高了员工工作效率、还是阻碍了员工工作效率？对员工跟踪数天就可以暴露出空间内的无效动作及低效率组织机构。
危险信号旗：
协作空间集中在建筑物末端。
对协作性要求较高的员工在工作日期间团队内部并不相互联系。
员工在进出会议室、打印机、复印机和传真机部门之间浪费了很多时间。
空间使用率：
找出人们使用现有空间的频率。每半小时查看一下豆腐块工作区和会议室内发生的情况。
危险信号旗：
有一个区域总是空的。
有一个区域总是满的。
员工们争着用某些家具或设备，其它的则无人使用。
工作区：
仔细查看员工是否在有目的地使用其空间、家具和设备。工作环境是支持其工作进程呢，还是员工被迫处于这种工作环境？
危险信号旗：
员工因找不到共用空间而在咖啡店会面。
员工因工作台周围的声音太嘈杂而使用另一层的临时空间。
员工为避免强烈的日光灯光照而从家里带来台灯使用。
如果你的调查研究中有大量的危险信号旗出现，就预示着你应该聘请一位设计师对空间进行重新设计，以提高空间效率。
案例研究：
以顾客为关注焦点的重新设计
在通用商务金融公司，2006年的一份研究显示，不能充分利用办公室空间已经阻碍了公司与客户的发展关系。通用资金解决方案公司负责全球运营和质量的副总裁莎伦·伽拉维尔表示，企业客户对定期贷款过程的要求不满意。因此，通用商务金融公司就针对该如何制订贷款过程展开了调查。
调查后发现了问题的症结所在：关键员工的工作位置阻碍了工作进程。放款核准要求经过22道不同手续，来回需要走2英里。这意味着放款核准需要滞后数月时间。办理特殊贷款的业务则分散在两座大楼上，由位于不同楼层的法律、销售和结账等不同部门来共同完成。伽拉维尔说：“造成这种情况的原因是我们的组织部门太庞大，于是我们决定对业务进行重新组织。”
通用商务金融公司不再隔离单一功能部门的员工，而是创建了一种全新的、跨功能团队，员工不用再在不同部门之间来回走动、传送文档了。经过对位置进行重新设计后，员工处理贷款的时间缩减至不足一月，只需7个人手即可完成。
步骤二：让员工参与办公室设计过程
目标：首先要发现员工的预期需求，避免他们出现反感情绪。
让员工参与办公室设计是一把双刃剑。一方面，为创建一个有助于员工的空间，了解他们的操作方式至关重要；另一方面，询问他们希望达到什么效果，他们可能会提出不切实际的要求。在收集了所有信息后，要清楚你希望解决掉的所有担忧，但同时也要明白这个道理：众口难调。
一旦确定了新的设计方案，就要让员工知道预期效果，尤其是在发生重大调整时。确保员工理解公司做每一个具体改变的原因。例如，如果你希望将员工由办公室迁入豆腐块时，就要提醒员工，腾出的办公室空间可以提供其它福利：就餐空间扩大或增加看门服务、增加午餐期间健身后的冲洗淋浴设施或改善餐厅条件。
詹斯勒事务所的托普金表示，有两种类型的重新设计会产生“文化冲突”：一种是从封闭的办公室迁入开放的办公空间；另一种是两家公司合并、创建一种新文化之际。在办公室转换为豆腐块的情况下，公司应增加会议室空间，将三人会议座位换成两人会议座位。在企业合并的情况下，经理应该提醒员工注意自己角色的重要性，确保他们继续发挥自己的重要性，并以合理的业务理论向员工解释清楚他们使用工作台或放弃原来空间的重要性。
支招
托普金在谈到亚伯拉罕·马斯洛1943年发表的人类需要层次理论时说：“如果自然环境很糟糕，又冷又有气味，使员工心烦意乱，员工就不会好好工作，什么样的组织也无法改变这种状况。这就是马斯洛的金字塔理论。”
根据马斯洛的需求理论，人们希望能得到五种类型的需求层次满足。最低层次是满足最基本的生理需求，然后上升至安全需要、社交需求、尊重需求和自我实现需求 。托普金表示，如果员工认为自己健康出了问题，他们就不会在办公室内追求更高的自我实现需求。要想详细了解马斯洛理论在企业的应用，请参阅视频“巅峰：著名企业是如何通过马斯洛获得强大攻略的。”
步骤三：确定你的目标
目标：根据项目优先性列出你希望重新设计方案需要解决的问题。
一旦你明确了最主要的问题，下一步就应该决定如何着手解决了。托普金和Michael Willis Architects的室内装修主管比尔·奥莱诺维奇建议企业在评估办公室重新设计项目时，应标识4-5个需要解决的优先级问题，诸如提高协作性、提高效率或提高空间使用率。
在Group Health保险公司，就有10000名员工分布在50多家办公大楼中。一项内部调查很快揭示了该企业的设计目标。Group Health参与了对其员工习惯的跟踪，发现49%的豆腐块或办公室都是空的，许多员工都集中在会议室或星巴克咖啡店中，因为这些场所更便于团队沟通。其它时间则是忙于在办公大楼之间和办公设备之间奔波。行政管理的执行主管威廉·比格斯请求他的助理跟踪他的行程。结果显示，他在办公室总部的时间不足上班时间的5%。
比格斯说：“这令公司许多领导茅塞顿开。我们的工作已经由个人工作转移到团队协作。我们需要很轻易地将团队聚到一起，再让大家分头工作，但我们的空间已经很难满足这一要求了。”根据调查，Group Health定义了三种设计目标：第一，办公室需要更多的会议空间；第二，由于员工在豆腐块内工作的时间越来越少，豆腐块尺寸可以缩小；最后，留出像比格斯这样的行动员工在访问公司不同部门期间查看电子邮件或接打电话时所需要的“停留”空间。
重要因素
办公室装修中的新理念
建筑师和设计师会经常再次审查改变中的工作场所，解决问题，满足需求。他们的一些创新会起到更好的作用。下面是一些需要出局和引入的最新理念：
如果你的目的是留住员工、提高效率：
需要出局的理念：有大窗户的经理办公室。
需要引入的理念：经理办公室位于中央，员工办公室临近窗户。
将行政官员办公室设计在每层楼的正中央，将经常伏案工作的普通员工的办公室设计在临近窗户的开放空间里。
如果你的目标是提高自发协作性：
需要出局的理念：座位和协作区域的随意性
需要引入的理念：封闭的小会议室。
当协作区域分散在豆腐块之间时，嘈杂的声音会影响豆腐块工作区内员工的工作。因此，应该用门隔离出一个小的空间——“小隔间”作为非正式会议用。这样，员工无需离开自己的公共区域就可以迅速进入小隔间，也不用专门预备会议室。
如果你的目标是行动工作者：
需要出局的理念：传统的、大小统一的办公室
需要引入的理念：提供附属的和供串门用的办公室空间
并不是所有员工都需要大小统一的办公室，尤其对那些需要在其它场所花费许多时间的员工而言。将办公室变小可以为其它办公室的来访者腾出“停留”或“招待”的工作空间。
如果你的目标是平衡隐私与协作：
需要出局的理念：设定了最低限度隔离的开放办公空间
需要引入的理念：降低豆腐块隔墙
传统的豆腐块太封闭了，但.com繁荣期盛行的“开放办公桌”系统又太嘈杂了。公司可以将豆腐块隔墙高度由6英尺下调为4英尺，既提供了隐私，又有足够的能见度。
步骤四：自问是否需要搬迁
目标：评估是重新装修呢？还是搬迁到大的寓所？
一旦你认定工作场所缺少逻辑性，就应该评估下一步该采取的措施了。根据问题的大小、你的预想和你的预算，来决定是重新装修现有空间还是搬迁。
办公室设计厂商Tangram Studios的创意主管夏洛特·韦德和特表示：“一般情况下，企业都希望呆在原地方，因为搬迁成本太昂贵了。”韦德和特表示，当企业人员增加时，采取的解决方案通常是“硬塞”：为了在同一楼层内容纳更多员工，通常会缩小豆腐块空间，例如将其尺寸由8X8改为6X6。
当然，大范围装修会带来负面影响。装修经常带有入侵性，嘈杂、漫长、杂乱，企业在装修期间可能需要临时工作场所。这也正是一些企业决定搬迁到装修好的工作场所，而不愿意在重新装修期间在老地方办公的原因。韦德和特表示，目前，那些了解自己增长模式的企业通常采用短期租赁方式，这意味着离开一个拥挤的办公空间要比以前容易得多。
那么，何时为最佳搬迁时机呢？专家表示，如果缩小了办公空间后，仍然腾不出5%-10%的未使用空间，就需要考虑搬迁了。詹斯勒事务所的设计师托普金表示，如果一幢办公大楼不能满足最基本的需求——温度控制、空气质量或光照，而且租金又高的话，搬迁将是解决所有这些问题的唯一方法。
技术数据
你需要多大的办公室？
下面是专业协会和咨询厂商的两位设备专家提议的最新指导数据。
行政办公室空间：241平方英尺（低于1987年时的291平方英尺）。
高级专家办公室空间：98平方英尺
呼叫中心员工：50平方英尺
总裁、CEO、董事长：250-400平方英尺
副总裁：150-250平方英尺
执行官员：100-150平方英尺
员工：80-125平方英尺
会议室：每人25-30平方英尺（会议座位）；每人15平方英尺（剧场座位）。
午餐室：就餐人员每人15平方英尺，食物操作间大约是就餐区域的三分之一。
接待区：150-350平方英尺
步骤五：适时调整
目标：通过持续收集反馈意见做出调整来不断改进你的设计。
办公室经过重新装修后，公司会为装修终于完成感到很高兴，但以后面临的挑战还会更大。如果员工经过数月后仍然无法适应新的办公室设计。你就不能强迫员工来适应了。最终解决方案可能是重新将未使用区域用作其它用途。
最好的方法就是承认这类问题并解释清楚解决这类问题的计划。提醒员工这并不意味着这次设计是个失败：这一设计考虑了未来5-10年内可能出现的情况。持续调整是保持办公室空间不过时的一种更理智、更廉价、更灵活的方式。
当然，有些调整从心理学上讲更加困难，尤其是公司在刚完成合并交易之后对办公室进行重新设计或搬迁，因为这时正处于容易使员工感到不安的文化与实际空间的整合期。设计师奥莱诺维奇表示，为了使自我尽快适应更大的或更舒适的空间，人力资源部门可能需要介入。
查看清单：
环境干净、采光好。
联邦总务署在最近发表的一份标题为“创新工作场所战略”的报告中提供了一份“生产场所品质证明”清单。这份清单为你重新装修后进行分析，或查看未来工作场所的持续工作情况提供了一系列需要查看的元素：
空间价值元素：员工有足够的空间完成任务吗？
健康元素：工作场所能提供干净的空气和水、充足的人造光线和自然光线及远离噪音和臭味的自由空间吗？
灵活性：工作场所能迅速做出调整，适应与工业相关的挑战吗？
舒适度：员工能根据他们的喜好调整光线、温度、家具位置和音频大小吗？
连通性：工作区内与工作区外的员工都能轻松共享相同的网络、数据和通信吗？那些经常改变工作模式的员工连通性好吗？
可靠性：技术系统和厂房系统是否稳定可靠？扩展办公室这类的必要升级是否会消耗资源？
场所感：工作场所的陈设和氛围能反映出企业的品牌吗？工作场所能创建一种适合完成工作的文化氛围吗？
