很多企业在快速发展阶段都面临着预算管控及费用报销的问题，优异的市场环境能够给企业带来足够的利润，从而忽视及掩盖了粗放式管理的弊端。然而，在当前各种成本增高、市场低迷的大环境下，这个弊端就会被放大甚至影响到企业的生死，所以精细化管理模式势在必行。而对预算及费用进行管控是见效较快的一个途径，也往往是大多数企业向精细化管理迈出的第一步。

AMT IT解决方案团队在给世界五百强的企业亿德公司（化名）做预算管控与费用报销项目时，在调研阶段经常会听到这样的话：

“通过Excel这种预算管控方式还是属于事后管控，我一直强调，应该从事务发生时就对其合理性进行判断，从根源上实现事前管控的效果！” ——某高层

“公司员工每月有超过 200 次的国内和国外的出差，如何及时将差旅的业务管理与差旅费用管控加以有效地结合？如何更有效地计算其差旅补助、报销标准、货币兑换等问题？” ——某财务经理

“我每天的正常工作本来就很忙了，加上还有很多同事不时地询问预算或者费用情况，加班变成了家常便饭，可即便是这样，其他部门还是经常对我们的服务感到不满意！”——某财务人员

“报销以及差旅等事务审批规则复杂，需要不同的部门进行协同和信息交流，对我来说，浪费了大量时间去了解以及去做这些非增值性工作。”——某员工

亿德公司的这些现象其实非常具有代表性，很多企业都会遇到类似这样的问题，其原因在于：

1. 缺乏针对预算信息管理的手段或工具，导致预算总在事后管控（如活动结束后才发现并无预算），让预算本身实行的价值大打折扣。

2. 非增值性、重复性工作较多（如计算补贴、核对报销标准、币种汇率转换等），导致财务人员很难分心为企业理财。

3. 缺乏统计工具对成本进行多维度的核算（如无法对一个客户/项目的投入进行成本核算）。

AMT认为，应该从三个方面入手来解决亿德公司的问题：

1． 预算信息系统化。
2． 差旅管理闭环化。
3．数据计算电子化。

预算信息系统化

通过相应信息化系统对预算进行管理，其中包含预算编制、预算变更、执行监控。当员工在进行费用报销的时候，系统可以即时显示目前剩余预算，超出预算即不允许提交；对审批人来说，可以直接对目前预算的执行情况有所了解。

差旅管理闭环化

将出差申请、出差反馈、差旅费用报销等流程进行关联，并通过信息化软件固化下来，用来达到对差旅费用管理的目的，使得出差合理，差旅费用发生的背景能够有据可查。

所谓的“关联”，指的是将出差申请、出差反馈、差旅报销三条流程按顺序进行强制性匹配。进行差旅费用报销时，首先需要提交出差的反馈或者报告；提交出差的反馈或者报告时，首先需要领导审批通过的出差申请单；

数据计算电子化

将手动工作量的内容通过信息化手段实现，系统自动计算可以替代之前很多的手工工作量，大大提高工作效率。

亿德公司之前的费用报销过程中，有很多内容是需要人工去手动计算，比如一些住宿标准、差旅补贴、货币转换（员工出差填报外币后，国内的出纳需要使用本位币进行支付）等。

企业进行预算与费用管控项目的实施，可以实现两个方面的价值体现：

1. 对人力成本的节约。
2. 对企业风险的规避。

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