你还没有完全完成所有的整理工作。有关让事情顺利进行的一个非常棒的事项是一个叫做情境（Context）的概念。你的下一步行动（Next Action）列表可能包括50个、100个，或甚至更多的下一步行动。不论何时，当你有空闲时间的时候，我都建议你可以浏览一下这个列表并找出一些事情去做，但是如果你的列表很长，你可能会在一遍又一遍地读着个冗长的列表上花费比实际去做什么事情更多的时间。

大部分时间，管理和有生产效率的方案会让你通过目标或完成时间来整理你的任务。比如说，你已经在“车库出售”下列出了所有和卖掉车库有关的行动。这些行动可能如下所列：

l  清扫车库

l  在当地报纸的网站上放广告

l  给我的兄弟打电话看看他是否有什么也想卖的东西

l  买些价签

l  和妻子谈谈卖自行车的事

l  印一些彩色传单

l  等待邻居的回复，看他是否决定一起卖车库

l  以及其它……

很明显，所有列出的这些行动都是目标/项目导向的，但是，有一种更有效的方法——按照情境来整理所有这些。

情境是一个特定的物理的或精神的定位。举例来说明，以下是我的情境：

• 大脑。我把任何我所需要想或进行头脑风暴的下一步行动都放在这里。例如，“为新的演讲列提纲，想出一个新的商标，设计新的网站草图，等等。”
• 电话。任何我需要打的但并不在我安排好的日程表上的电话。例如，我可能需要“打电话给我的兄弟看看他是否有任何想在我卖车库的同时要卖的东西”。我不需要在某一个特定的日子或时间给我的兄弟打电话，但是我确实需要打给他，因此，这一项就归类到我的电话这一情境中。
• 电脑。所有需要借助电脑完成的事情都归类在这一项。例如，“给莎拉发电子邮件讨论见面的事情，从公司网站上获得联系人信息，从Amazon.com上买书，在当地报纸的网站上放广告，等等。”
• 食品杂货店。我把一加仑牛奶（实际上我喝混合了大米的牛奶——你该试试！）以及所有其它的我能在食品杂货店买到的我所需要的东西放在这一项里。
• 家。我需要在家才能做的事情。我把“清扫车库”放在这一项的列表里。
• 莉斯。任何我想要告诉我妻子的事情，我都放在这项里。例如，我把“和妻子谈谈卖自行车的事”写在这一项的列表里。
• 办公室。一些我只能在办公室才能做的事情。例如，“和助手审评史密斯项目，把报告书发电子邮件给莎拉，或是打印卖车库的彩色传单”。
• 外出。当我外出时，我需要去做的事或需要去买的东西。例如，“把衣服送去干洗，去邮局，到银行给支票存款，或是去斯特普（Staples）买价签”。
• 等待。大部分我所委派的事情都是通过电子邮件传达的，因此我可以在我曾在让事情顺利进行的处置和整理步骤中讨论过的@等待中系统里追踪这些事情的完成进度，然后，我把那些我没有委派的任务写在这一项的列表中。例如，“等待邻居的回复，看他是否决定一起卖车库”。

现在，我不再按照目标来进行我的下一步行动，而是按照情境。如果我在办公室，我就查看办公室项目下的清单并处理那些项目。我不会查看或担心我的归类在家这一情境下的内容，因为当我在办公室的时候，我不能做这个项目里的任何事情。

如果我正在医生办公室的等候室里或是在开车前往一个会议的路上，我将查看我的电话这一情景分类，看看是否有任何简短的电话我能够现在打完。如果我四岁的女儿想要我和她一起看《探险家多拉（Dora the Explorer）》，没问题。我会拿起我的大脑这一项目列表，并且可以在和我女儿一起时候行我的大脑行动。

你明白了么？你的物理的/精神的定位（情景）决定你所处理的下一步行动，并且当你进行处置和整理时，你需要确保你把下一步行动放置在了合适的情景分类中。

知道该做什么

这时你可能要问：“能分门别类地整理好所有这些事情以及我能有一个有关下一步行动的可靠的列表都很好，但是，我该从哪开始？”你所做的任何事情都基于以下四项标准：

1．情境。你能做什么是以你身在何处为基础的。

2．时间。如果你有一个小时不受打扰的时间，那你将能够比只有5分钟时间进行更多不同的下一步行动。

3．精力。不要试图在下午4点做该在上午9点去做的项目。有些下一步行动比其它的需要更多的精力以及注意力。

4．要事优先。是否某一项下一步行动比另一个更早到期？如果你处于合适的情境中并且有时间/精力，那就要先专注于完成这一行动。