在网络飞速发展的今天，国家信息化工程要求政府部门必须随时、随地保持与各个部门的同事进行沟通，全方位地利用有限资源完成更多工作及科研项目。政府的许多职能部门都已经进行了网络化、信息化的改造。南京市科学技术局以科技为本，利用网络进行办公信息化改造，使用商务即时通信系统协同办公，走在了国家信息化工程的前列。

　　用户现状分析

　　南京市科学技术局负责组织并实施全市科技发展、科技促进，经济与社会发展的战略、政策和措施，管理全市科技成果、科技奖励、科技保密、技术市场等工作，还要指导和协调区县和市各部门的科技管理工作。日常工作不仅量大，而且十分烦琐。在工作时经常要与其他同事进行协同工作和跨部门合作。例如文件要批量传真到下属单位。在讨论问题时，需要占用大量人员的宝贵时间开会，造成决策困难、延时。而有人出差在外地时，往往会因为信息发布与反馈时间的差距导致效率低下。因此各部门同事间需要进行即时的沟通。如果通过电话、传真等传统方式交流信息，势必会造成人员之间、部门之间、领导与下属之间的联系不够紧密，而且造成部门一定程度上的资源浪费。

　　从现状看，尽管南京市科技局已经具备了一些硬件设备，江苏著名IT企业协同软件也为其开发了MIS系统，并且也进行了一些网站建设的初步工作，但是还存在沟通不畅、效率不高等诸多问题，仍然一直无法实现最高效率沟通。因此迫切需要一个较为健全、高效的信息化管理平台进行协同办公，提高工作效率。最终，经过全方位的考察，南京科技局选择了北京广联集团作为承建商，利用广联独特的“Ework”商务即时通信系统开发完成了自身的协同办公的信息化平台建设。

　　解决方案概述

　　依据南京科技局的实际情况和系统的总体目标要求，经过深入的系统需求分析和设计，广联集团提出了基于MIS建设的新系统--Ework协同办公即时通信系统。该系统可以实现内部办公局域网和专网的统一管理。为相关的部门机构、领导、管理者、工作人员、用户等提供一个唯一的信息接入点，实现机构、人员之间的协同工作，提高工作效率。

　　南京市科技局Ework系统组成如图：

根据系统总体设计方案，该系统提供的功能如下：

　　1、建立实时的办公通讯平台

　　该系统非常方便会议召开，首先从会议发起和通知的机制来看，使用者只需选择参加会议的人员，并输入会议的主题、时间(如果选择发送手机短信的选项，系统还会把会议通知自动发送到所有与会人员的手机上)，系统就会自动通知所有的与会人员，对方可选择接受或拒绝，系统会将对方的反馈结果发送给会议的发起人，发起人即可知道所有与会人员的接收情况。会议开始之前，系统会自动提醒所有参会人员准时进入虚拟的网络会议室，这样大家可以不离开自己的办公桌，也无须一个物理的会议室即可召开会议，讨论问题。

　　如果有同事在外地或有事不在单位，只需一台具有无线上网功能的笔记本电脑，即可加入会议，就好像大家都坐在一个会议室中召开会议一样。

　　在会议的进行过程中，大家可以进行实时的音频、视频沟通交流。在带宽保证的情况下，可以支持多路音频、视频同时传输，从而实现多对多的沟通交流。

　　另外，系统还提供ppt演示和电子白板的功能。演讲人可以远程控制演示文件，同步使用视频、音频方式讲解演示文件，即便是没有投影仪，也不会影响大家的沟通交流。大家可以共享一块电子白板，在白板上进行画图、文字输入等，可以进行草稿、方案的讨论。

　　2、实现团队协同办公

　　根据南京市科技局的工作性质，是经常需要各部门间协同工作，共同完成一个工作或一个科研项目，因此对于协同办公的要求也相对较高。

　　通过该系统为使用者提供的即时消息、手机短信、网络会议、文档共享、系统公告、IP电话、电子邮件、网络传真、远程连接等功能即可实现使用者与各部门同事间协同办公的要求。

　　当工作需要其他同事协作共同完成的时候，可以通过发送即时消息、向对方发出协作请求，如果对方不在线，还可以选择发送离线消息或手机短信的方式发送请求，对方可以直接给使用者回复，从而实现双方的协作要求。

　　工作的过程中往往有一些电子文档、资料需要在相关人员之间传递，可以采用该系统为使用者提供的文档共享功能，还能避免e-mail的安全隐患，同时能够提供多种格式文件和多媒体数据等在内的跨网段的文件传递。设计单位充分考虑到用户的办公习惯，在系统中仍保留了电子邮件的功能，让使用者在一个沟通平台下即可实现对各种沟通方式的需要。 　　系统公告为使用者提供一个电子公告板，可以发布团队内部的各种通知、公告，方便大家的信息共享。

　　电话是日常工作中最常用的沟通方式，但是传统的电话沟通只能实现两个人之间的相互沟通，而且每个用户都会为此付出一部分费用。Ework即时电子沟通平台内部整合了IP Phone功能，话音清晰，为用户(尤其是在异地的用户)节省多达80%的长途通话费用，更符合Ework的协作精神；此外还能够支持无限多人通话，便于研究院各部门同事之间的协作。

　　传真也是日常工作中常用到的沟通方式之一。Ework充分考虑到使用者的办公习惯和工作需要，同时又有所创新，客户只要像输入分机号一样输入接收者的Ework编号就可以完成传真的自动转发，传真可以自动分发到您的桌面，当有传真到达时系统会自动提醒您有新的传真，方便您及时接收传真。在Ework中发送传真可脱离传真机，不但节省纸张，节省您的办公成本，而且使用Ework发送的传真字体更锐利，图片更清晰。另外，Ework还可实现传真智能发送功能，实现多人、多文件自动排队、自动发送，为您实现PC与传真终端的传真发送。

　　在经过允许的情况下，成员间可共享自己的桌面及应用程序和数据库，以求得共同完成任务、良好的协同办公气氛和沟通。

　　3、实现移动、远程办公

　　由于Ework即时电子工作平台是基于互联网的统一体系的网域信息协同工作平台，因此系统提供的各种功能均可以实现您的移动、远程办公的需要，当您需要和异地的同事进行沟通时，您可以选择Ework为您量身定制的各种沟通方式中的一种，完成您的随时随地的沟通需要。

　　在网络传输时，采用了国际标准协议保证信息安全，数据存储也采用了严格的加密算法保证数据安全，确保员工在公司外使用时，也不会泄密。

　　4、实现工作职责、任务管理

　　在传统工作的模式中，往往会产生工作范围的孤岛，造成两种结果，一是“只扫自家门前雪”，每人完成各自的工作后，缺乏有效的沟通合作。甚至各部门同事的工作范围之间存在很大的缝隙。另一种情况是各部门同事的任务重合，工作范围的重叠使工作效果受到影响，运作效率大大下降。

　　通过Ework即时电子工作平台系统，用户可以明确个人的工作职责，并做详细的描述，包括工作的性质、目标等等，在相应的工作职责下还可以制定详细的工作任务，并可将已完成的任务归档，便于管理。领导也可以通过查看员工的精密工作图明确其职责，更好的安排工作，大大提高整个部门的工作效率。

　　用户收益

　　建成后的南京科技局的Ework协同办公系统，极大地促进了其各项工作和业务的开展。解决了部门间沟通障碍、提高了部门工作效率，它提供了多种多样的信息管理和沟通方式，随时随地满足沟通及管理的需要。具体而言，主要有以下优点：

　　系统功能强大、方便、实用。南京科技局的Ework协同办公系统系统解决方案不单具备普通门户系统的功能，同时具有员工项目之间、员工个人之间、员工和领导之间在工作过程中常用的沟通平台，实现随时随地、及时的沟通。建成后的南京科技局Ework协同办公系统系统可以通过电话线，把文件传真到下属单位，传送为批量传送，即一次传送多家下属单位。还可以用电子邮件的方式通知下属单位和用短信的方式通知下属单位。

　　节省大量的运营费用。南京科技局工作范围广，Ework系统功能运行基于专网，节省大量的运营费用。如电话费用：Ework的IP电话、视频会议、传真、即时信息、手机短信等都有效地利用IP网络；其它执行费用：Ework的电子白板和ppt/word等文档的实时共享和同步演示为异地培训以及和项目研讨提供了统一、及时、方便的工作沟通平台，减少了大量的差旅费用，同时也节省了政府的政策、指示、规章制度的贯彻时间。